Plánování času – FranklinCovey a můj přechod na papír

Pokud nechceme žít v chaosu, dělat vše a v podstatě nedělat nakonec nic, asi se málokdo obejdeme bez nějakého toho plánování času a zasazení konkrétních úkolů do nějaké té časové osy.
Bohužel není možné obětovat více času, než tolik, kolik ho máme a pokud nežijeme sami, je i nutností spojit svůj čas s časem těch druhých a zvolit nějaký ten kompromis.
Ano, čtete dobře – kompromis.
Není možné udělat naprosto vše v každý okamžik a kdy si to zrovna přejeme nebo v horším případě si to přeje někdo druhý a my jsme „jen“ tím vykonavatelem přání.

Domnívám se, že plánování jako takové nám může velmi pomoci si „rozprostřít“ vše předem a získat tak i nějakou tu perspektivu a celkový pohled nad tím, jak trávíme svůj čas a zda by to nešlo i jinak a lépe, protože není nad to dělat vše co nás baví (a nebo je nutností), ale v klidu a s přehledem.

Jak už jsem zde na blogu v jednom z příspěvků psal, dostal jsem se do stavu, že bylo nutno říci si stop, takto to dál asi dlouho nepůjde a začít jednat jinak.
Shodou náhod jsem v té době narazil na web mitvsehotovo.cz, kde mě články jednotlivých autorů a jejich pohled na problematiku plánování naprosto pohltily a řekl jsem si proč když to jde u druhých, nemohlo by to jít i u mě a začal jsem přemýšlet jak si již prověřené systémy plánování přiohnout přímo pro své potřeby.

Díky tomu, že jsem milovníkem elektronických systémů a IT techniky, volba byla jasná – propojit systém tak, aby byl dostupný nezávisle na platformě, protože využívám jak produkty Apple, tak ale i ostatní.

Volba byla jasná – Google.

Proč?
Protože ten používám jak na soukromé, tak i na pracovní emaily, kalendář se dobře sdílí s dalšími kolegy a přátely, prostě samá pozitiva 🙂

Zde jsem trochu narážel, ale nakonec díky metodě popsané Lukášem Gregorem aka @Svrdlin zde jsem byl spokojen (Lukáši dodatečně ještě jednou díky).

Jak jsem postupně tuto metodu používal, začal jsem zjišťovat, že sice vše funguje, já stíhám, ale mám jen relativní přehled.
Prostě a jednoduše tím, že v elektronické verzi plánování jde vše jednoduše nasázet do PC, tak i stejně jednoduše jdou úkoly a plány přesouvat, místo je neomezené, takže jsem si začal uvědomovat, že si toho na některé dny napíši zbytečně mnoho (díky jednoduchosti a prakticky neomezeností místem) a potom jen bez velkých výčitek přesouvám, když nestihnu vše co bylo v plánu.

Ano, ty „důležité“ úkoly byly sice hotové, ale těch ostatních jsem si dával asi zbytečně mnoho vzhledem k tomu, co jsem si před plánováním vytýčil.

A jak šel čas, uvědomoval jsem si to čím dál tím více – bohužel pro mě, nejsem flegmatik 🙂

Ano, nástroj není to hlavní, ale pokud nad tím tak přemýšlím, může i nástroj celou metodu velmi zefektivnit, nebo také obráceně, znehodnotit.

A u mě jsem tak trochu cítil, že docházelo pomalu ale jistě k tomu druhému.
A co bylo ale asi horší, věděl jsem že na nic asi nezapomenu, protože to „mám zapsáno“, ale tak nějak se mi zdálo, že přehled nemám takový jako bych si představoval.

Pročetl jsem pár zkušeností jiných uživatelů s elektronickými nástroji a jak jsem tak četl, pomalu ale jistě jsem narážel na myšlenku porovnání efektivity mezi elektronickým a papírovým řešením.
Proč?
Jednoduché – v zaměstnání (vystupuji jako zaměstnanec, ale i jako „podnikatel“)  jsem používal klasický bloček na záznamy úkolů (i z důvodu prostředí ve kterém pracuji jsem nepoužíval primárně svůj iPad nebo iPhone) a uvědomil si, že to co si napíšu na papír mi v hlavě tak nějak přetrvává déle než když tu samou věc si poznamenám elektronicky.

Účel plní oba systémy – nemusím si to pamatovat, ale ….

Tím pádem jen potvrzuji relativně známou věc, že to co si napíšete na papír si pamatujete lépe.

Takže nakonec jsem po asi týdenním přemýšlení se rozhodl – vyzkouším papírovou formu plánování 🙂

A volba byla celkem jasná (po shlédnutí několika videí a fotografií) – bude to diář FranklinCovey.
A stalo se.

Momentálně využívám verzi Classic a diářovou náplň 7 Habbits.
A jaká je moje téměř měsíční (používám od 1.7.2012) zkušenost?
Zatím bych řekl velmi dobrá.

Nevím jestli je to dáno cenou tohoto diáře, nebo něčím jiným, ale pravdou a skutečností je to, že když jsem si plánoval aktuální měsíc, přemýšlel jsem u toho více než jsem něco do diáře napsal.
To samé se dělo při týdenním rozvrhnutí a ani u denních plánů to není jiné.
Asi i určitou výhodu v tomto případě má to, že pokud chcete přesunout nějakou událost nebo úkol na další den, není to jen přetáhnout myší, ale přepsat a člověk je od přírody tvor líný, takže někdy je opravdu skoro jednodušší se do úkolu pustit a udělat ho, než přepisovat – stejně nás udělání úkolu nemine, tak proč to odkládat že? 🙂

A když není zbytí, velmi dobrou pomůckou je zapisování perem Pilot Frixion (používám slabé 0,5mm protože se v podstatě znovu „učím psát“), které lze mazat a tak v případě nutnosti není diář samý škrtanec.

Svoji úlohu na tom bude mít i to, že diář v papírové formě není neomezený místem, takže člověk asi více přemýšlí aby se všechny údaje vešli. Ale to je možná jen moje vnímání situace.

Ať je to jak chce, hlavně když to pomůže…..

Jako velké pozitivum vnímám u sebe záložku s týdenním kompasem, protože tak mám důležité věci každý den na očích (ať chci nebo ne 🙂 ) . 

Nevýhody?
Velikost a váha.
To říkám na rovinu – diář je jako několik iPadů položených na sobě a knihu si v něm nepřečtete 🙂

Ale vozím ho převážně v batohu (největší část cestování trávím momentálně na kole), takže to celkem jde.
A že nemá připojení na internet, ani čtečku knih je v podstatě výhoda, protože máte jistotu že z něj na vás nevybafne nečekaně email, nebude vás to lákat „jenom kouknout na zprávy“, atd.

Myslím, že každý to zná jak to potom dopadá 🙂

Seznam úkolů a projektů k dořešení prozatím mám v iPhonu kde používám aplikaci Things. Ale začínám vše pomalu přemisťovat na papír (na volné listy). Uvidíme, jestli i toto se osvědčí.

Takže abych to nějak shrnul – zatím mě papírová forma baví a vyhovuje i přes svoje některé, pro mě zatím „nevýhody“.

Narovinu řeknu (napíšu), že kdybych trávil čas jen u PC a velkého monitoru, asi bych neměl problém používat jen elektronickou formu diáře, protože na velkém monitoru jsem měl přehled velmi dobrý.

Ale já pracuji 90% času jen s notebookem nebo netbookem a zbylých 10% času s iPadem a tam je zobrazení přeci jen trochu menší.

A zde pro mě v tuto chvíli vyhrává pohled do diáře.

Je přehledný, rychlý a koneckonců i problém s vyhledáváním (kde přirozeně vítězí elektronické řešení) jsem relativně dobře vyřešil Index stranou na kterou jsem si již docela dobře zvykl  😉

Co bude dál, uvidíme…..