ZTD č.1 – Inbox

Jak jsem po přihlášení do ZTD kurzu sliboval, budu průběžně popisovat jednotlivé kapitoly, tak jak jimi budu procházet a aplikovat je do mého života.

Kapitola první je o Inboxu.

Jak asi všichni víme, během dne se na nás valí mnoho informací, úkolů, námětů, apod., které je nutno nějakou formou zpracovat ať už ihned, nebo je nutno jich využít pro další naše činnosti někdy v budoucnu.
V mém případě jsem nebyl schopen si je všechny ponechat v hlavě a zapamatovat a tak když jsem se začal seznamovat s metodami nejdříve GTD a poté ZTD, právě Inbox byl takovým mým zachráncem a jeho nasazení do běžného života pro mě bylo velmi jednoduché a byla to v podstatě spása jak pro mě, tak pro moje činnosti.

Zvyknout si na to, že každou informaci, nebo myšlenku která přijde je vhodnější si ihned zapsat, nebo jinak zaznamenat pro mě osobně nebylo nijak náročné a dnes toto beru jako absolutní samozřejmost, že mám u sebe vždy nějaké to „záznamové zařízení“ ať už ve formě svého iPhonu, nebo v papírové formě nějakého bločku.

V zaměstnání se mi osvědčilo jedno velmi rychlé řešení na které jsem přišel v době, kdy jsem na svém stole měl poměrně velkou hromadu z jedné strany potisknutých dokumentů a měl jsem řešit jejich skartaci.
Přišlo mi zbytečné tyto dokumenty vyhazovat, když mohli ještě posloužit i jinak.
Papíry jsem rozřezal na menší a starou kovovou sponou je scvaknul.
A papírový Inbox byl na světě 🙂


20120908-180726.jpg
Informaci, kterou již nepotřebuji v tomto případě není nutno nějak škrtat nebo jinak „znevýraznit“, ale jednoduše popsaný papírek vyjmu a vyhodím.
Rychlé, jednoduché, elegantní.

Dalším Inboxem je u mě můj diář Franklin Covey, resp. jeho pravá strana, která slouží pro poznámky.
Pokud mám diář zrovna u sebe, tak využívám, protože má i indexovou stranu pro poznámky a tak ty důležitější si zaznamenám i tam a následné nalezení je otázkou chvilky.

Pokud vyznáváte spíše elektronické řešení a nevěříte, chápu to, já to tak bral taky, protože jsem byl velkým vyznavačem a zastáncem elektronických pomocníků.

Ale dnes, když jsem si již zvykl na papír a tužku tvrdím, že někdy je opravdu rychlejší si věc zapsat tam, než vytahovat iPhone, nebo iPad.
A to co napíšu rukou si opravdu pamatuji lépe, než to co nacvakám do elektronického pomocníka.

Ano, taky jsem tomu nevěřil, ale dnes už vím, že to tak prostě je.

Dalším Inboxem u mě je emailová schránka.
Email používám jako primární komunikační prostředek a tak bylo nutno si schránku trochu poupravit, abych se v záplavě informací vyznal a jednoduše nalezl to co potřebuji.

Používám GMail, protože mi přijde naprosto perfektní.
V jednom účtu mám nastaven odběr všech emailů, které mám a tak z jednoho okna jsem schopen komunikovat na vícero účtů. To mi přijde jako velmi efektivní a přehledné.

Bohužel standardní aplikace v iPhone pro toto využití není úplně ideální, takže pokud nutně potřebuji reagovat z jiného účtu, jednoduše se přepnu do aplikace GMail a tam s tímto není problém.

Poštu mám rozdělenou do jednotlivých „sekcí“, takže například když čekám na fakturu k potvrzené objednávce, tak tuto objednávku mám zařazenou ve složce @WF (čekám na) a jakmile mi faktura přijde, zpráva putuje do jiné „tématické“ složky.
Tím si udržuji pořádek a když je potřeba něco najít, je to zpravidla otázka chvilky i na mobilním telefonu.

Podobně mám roztříděné i další sekce.
Např. položky ke splnění (úkoly, atd.) jsou do doby splnění ve složce @ToDo a poté ihned přemístěny.

Přijde mi to jednoduché a přehledné.

I doma jsme zavedli jeden fyzický Inbox pro veškeré papíry, které je třeba nějakou formou zpracovat a tak když je třeba, víme kde je hledat.
Jsou všechny hezky pohromadě a tím pádem jsme opět klidnější, když víme, kde co je a nic se v podstatě neztratí.

Sami asi víte co se může stát, když například založíte někam složenku, kterou je třeba zaplatit a tak se na ní zároveň i zapomene.
Důsledky mohou být velmi drahé….

Pokud ale máte jedno místo, kam se vše soustředí, je skoro nemožné na tyto povinnosti zapomenout.

Takže takto v současné chvíli řeším své Inboxy.
Je to skvělé zvyknout si na to, že každou pro mě důležitou informaci si ihned zaznamenám a poté zpracuji buď ihned jak je možnost, nebo při následném plánování.

Každému zavedení nějakého toho Inboxu vřele doporučuji, protože nač zatěžovat hlavu informacemi, když si je můžeme poznamenat a tak docílit toho, že hlavu budeme mít „hezky čistou a klidnější“.
A to se zákonitě někde projevit musí 😉
A to mi věřte, že projeví……

A jak řešíte Inboxy vy?