Jak řeším správu emailu

Email…. jak už asi všichni víme, nedílná součást naší dnešní komunikace, dokáže být velmi dobrý sluha, ale také přísný a otravný pán, zvláště když mu lehce popustíme uzdu a necháme ho chvíli bez dozoru.

Ale kdo má pořád mít čas na jeho hlídání že?

Proto lidé emailoví hledají možnosti jak co možná nejméně bolestivě ukočírovat tuto online bestii a ještě navíc z ní takříkajíc vytřískat maximum. A že to je někdy boj velmi bolestivý a náročný není třeba zmiňovat.

Ale možnosti jsou a není jich málo. Stačí se podívat kolik jen v poslední době vzniklo nových emailových programů, které v ideálním případě „skoro i odpovídají za vás“.

Ale já rád řídím své aktivity sám a nejideálněji v univerzálním softwaru, který otevřu jak na iPhonu, Ipadu tak i na svém „okenním notebooku“, potažmo cizím PC kdekoliv na světě.

A (nejen) proto mi vyhovuje Gmail, kde mám takové „online centrum“ pro své emaily, které se posílají napříč všemi možnými i nemožnými schránkami 🙂

Ale o tom tento příspěvek být nemá. Jdeme se raději věnovat nějaké té „produktivitě“ 🙂

Složky, aneb pořádek a kázeň, to je to hlavní

Kdysi jsem absolutně neřešil kde se která zpráva nachází, protože zaprvé jsem nebyl lapen touhou po produktivitě a zadruhé jsem prostě a jednoduše měl jen složku příchozí pošty, odeslané a koš. A fungovalo mi to. Teda myslel jsem si to (to je pravdivější pojmenování).

A jak že to mám nastavené dnes? Pro někoho složitě, pro mě pochopitelně a funkčně 🙂

Složky uvedu pro přehlednost v seznamu:

  • Příchozí (Inbox)
  • Odeslané
  • Koš (ano občas kouknu i do koše)
  • !TODO (jednoduše věci co je třeba splnit, dodělat, prostě úkoly)
  • !WF (věci které čekají na svůj čas – reakci někoho, příchod něčeho, atd..)
  • #Agenda (pro zprávy, které k něčemu aktuálně potřebuji, protože obsahují materiály k probíhajícím projektům, atd.)
  • #Projekty (Projekt1,2,3 ….rozdělené jednotlivě, zde pro přehlednost uvedeno jen takto)
  • #Read-Rewiews (sem spadá vše co mě nějak zajímá a vyžaduje pozornost, jestli zpracovat nebo ne)
  • #Cteni (zvláštní složka, která mi supluje RSS čtečku – rozepíšu později)
  • @Konkrétní osoba / firma (opět několik roztříděných složek pro důležitou komunikaci konkrétní firmy / osoby)
  • …. další dle aktuální potřeby

A to by mohlo asi stačit….

Ptáte se v duchu proboha proč takto roztříděné? Jednoduše protože mám rád pořádek. Kdybych pracoval jen na PC doma, stačilo by mi asi vyhledávání Gmailu, které funguje velice dobře, ale hledat v nativní emailové aplikaci například pro iPhone mi přijde prostě mizerné (nebo to neumím) a tak ťuknutí na konkrétní složku se mi zdá efektivnější, nehledě na skutečnost, že v některých lokalitách kde pracuji jsem rád i za rychlost mobilního připojení EDGE a ta je prostě na dnešní poměry mizerná 🙂

Využití automatických filtrů, aneb zautomatizuj co jde a raději odpočívej

Filtry, to je to oč tu běží. Opět pro jednoho spása z nebes, pro druhého „země nepoznaná“. Pro mě osobně jsou filtry jako druhá ruka, která pracuje když já lenoším.

Popisovat detailně jak filtry fungují by asi bylo nošením dříví do lesa, popíši tedy jak je mám konkrétně nastavené, aby mi pomáhaly ke kýženému a tak trochu démonickému efektu „Inbox Zero“.

Pro příklad uvedu proces obdržení objednávky z jednoho našeho eshopu:

Jakmile zákazník provede objednávku, odešle se tato objednávka na naši emailovou adresu, kde je už připraven automatický filtr s pokyny, že „email který obsahuje klíčová slova se nemá objevovat ve složce příchozí pošty, ale má se zařadit rovnou do složky „!TODO“. Tato složka je v podstatě v mé emailové schránce téměř nejdůležitější, protože před úkoly se prostě utéct nedá a zde se shromažďují ty opravdu klíčové, takže kdykoli se sem podívám, vím co mám dělat.

Zákazník nám pošle potvrzení o převodu financí, které provedl a toto potvrzení potřebuji přeposlat kolegům z expedice, takže opět je nastaven filtr, který zařídí (nebo alespoň by měl), že přijatý email putuje do předem nadefinované složky a kopie emailu se odešle na nadefinovanou emailovou adresu. A toto vše bez vaší účasti….

Prostě efektivita jako bič 🙂

A jedeme dál …..

Potřebuji nějakou informaci od našich dodavatelů a tím pádem i možnost jak sledovat kdo mi ještě neodpověděl a proto mám složku „!WF“, kam podobné emaily spadají (že opět automaticky asi už nikoho neohromí, takže popojedeme na vyšší level – nastupují Aliasy 🙂 ).

Aliasy, další pomocník v rukou emailových

O možnosti využití aliasů v Gmailu jsem se zde již zmínil, takže nebudu znovu rozebírat, jen zmíním, že i z mobilního telefonu je jejich použití velmi jednoduché a rychlé. Rozhodně lepší než ručně přesunovat zprávy 😉

 

Jakmile je proces zprávy u konce, vše vyřízeno a zařízeno, zpráva putuje do složky Obchodní, Osobní, atd… podle jejího významu.

 

Email jako RSS?

Ještě relativně nedávno jsem tak jako skoro každý používal nějakou tu RSS čtečku, ale toto mělo svá úskalí, které zná opět velmi mnoho uživatelů internetu. Přidat obsah totiž je otázka klepnutí, kliknutí, atd., ale tento následně přečíst už je trochu delší proces a nakonec čteme a čteme a práce (v lepším případě) stojí, v horším nám uteče nadobro a jsme tam, kde jsme rozhodně být nechtěli.

Ano, přesně tam…..

Takže jednoho krásného dne jsem předběhl svůj milovaný Google a čtečku RSS odstranil ze svého portfolia. To ale neznamená, že jsem přestal odebírat RSS zdroje, ale zvolil jsem jinou taktiku boje – Email ve spojení se službou IFTTT. O některých nastaveních jsem zde také již psal, takže v případě zájmu následujte tento odkaz.

Do služby IFTTT vložím RSS odkaz a přímo i nadefinuji, že chci nový obsah ze zdroje zasílat na email. Hotovo, jednoduché.

A opět filtry 🙂

Filtr je nastaven, že má emaily z IFTTT nezobrazovat v doručené poště, ale rovnou zařadit do určené složky „@čtení“.

Co jsme tím docílili? Nic menšího než to, že nepotřebujete čtečku obsahu, vše máte v jedné aplikaci (na libovolném operační systému) a RSS si přečtete až budete chtít / mít čas a hlavně ….. nemáte „naoko“ přeplněnou schránku, tím pádem není třeba třídit.

Hurá, třikrát sláva vítězům, na poražené není čas.

Už jsem zbytečně dlouhej, běžím tedy do cíle (alespoň pro dnešek) ……

Email je můj efektivní kolega, kterého si mohu vylepšit dle vlastní libosti a to mám rád.

Pomocník, který čeká na svoji chvíli a když přijde, je třeba aby byl v nejlepší formě, která je možná.

Proto se snažím věnovat chvilku nastavení, protože vím, že tato jedna chvilka mi ušetří spoustu času v budoucnu, kdy se mohu věnovat tomu co mě baví (primárně vydělávání peněz 🙂 ) a ne probíráním se balastu, který „nevedením svého mailboxu“ prostě a jednoduše jednoho dne docílíme.

Zasedněte ke svému mailu a zhodnoťte si sami pro sebe, jestli je něco, co by mohlo pracovat samo od sebe, bez vašeho přičinění.

Je to jako dostat sekretářku, která ale neremcá, není nemocná, nebude mít nemocné děti a nebude chtít zvýšit plat.

A to se myslím vyplatí.

Emailové komunikaci třikrát Nazdar 🙂