Využití aliasů v gmailu

Email – pro někoho šílený žrout času a neustálý nepřítel, pro jiného efektivní pomocník v komunikaci, který neokrádá o čas jako například mobilní telefon.

Já osobně jsem velkým přívržencem emailové komunikace a v tuto chvíli jsem ve stavu, kdy v podstatě už ani netelefonuji a vše co je možné vyřizuji právě pomocí emailu, protože neruší ani jednu stranu, odpovídám kdy mám chvíli čas, nemusím se ptát na obligátní „neruším, mohu mluvit“, atd….

Výhody si jistě doplní každý podle své zkušenosti a svých potřeb.

Mnoho jedinců silně bojuje se zaklínadlem „Inbox zero“, tedy efektivně spravované emailové schránky, která nepraská ve švech a u které její kontrola se nerovná pocitu marnosti a vyčerpání.

A právě pro podobné případy já osobně vidím nastavení pravidel ať už třídění, nebo automatického filtrování (nejen) příchozích zpráv jako velmi potřebné a koneckonců i efektivní.

Ale jak na to ptáte se?

Jednou ze základních a velmi jednoduchých pomůcek se mi osvědčilo použití tzv.Aliasů ve své schránce (používám Gmail jako primární komunikační službu).

Gmail umí využívat aliasy emailových schránek velmi dobře a jejich nastavení je velmi jednoduché.

Ptáte se co je v gmailu myšleno jako Alias? Dám příklad:

Emailová schránka: užjméno@gmail.com

Alias pro složku TODO nastavím na užjméno+todo@gmail.com

A to je vše 🙂

Jednoduché že?

Takto si můžeme nastavit libovolný počet aliasů 😉

A teď jak využívám já osobně aliasy?

Jdeme na to – je to jednoduché:

Zasílám někomu emailem např.nabídku a rád bych, aby v mém systému tato zpráva nezapadla, protože je pro mě důležitá, tak zprávu odešlu zamýšlenému příjemci a emailovou adresu s aliasem užjméno+WF@gmail.com vložím do skryté kopie.

A….. hotovo. Zpráva se mi automaticky zařadí do zamýšlené složky.

A takto bych mohl pokračovat v příkladech na každou složku, kterou používám pro třídění zpráv.

Tento postup mi přijde o dost rychlejší a jednodušší, než zprávu ručně přemisťovat z odeslané pošty do příslušné složky, nebo hledat (i když gmail má hledání velmi efektivní).

Aliasy lze samozřejmě použít i při nastavení automatických filtrů při přijetí zprávy. Kdo z vás si nastavuje filtry, hned bude vědět jak na to 😉

Řešení s aliasy se mi velmi osvědčilo hlavně ve spojení s iPhonem, který je takovým mým universálním příručním inboxem, do kterého padají nejen poznámky, ale i úkoly a když už úkol, tak proč ne rovnou k dalším do příslušné TODO složky v mailu? 😉

Vzhledem k tomu, že mám rád vše v jedné aplikaci, jeden čas jsem dokonce přemýšlel o možnosti využití emailu jako jedného GTD systému, ale to už je zase trochu jiná písnička….

Tolik jeden rychlý zápisek. Hezký den vám všem.

 

Publikováno z mého milovaného iPadu