kalendář obrázek

Jak používám svůj kalendář k plánování

Kalendář … ten beru jako svého největšího pomocníka už poměrně hodně dlouho.

Co není v kalendáři, to se zpravidla neuskuteční.

Teda u mě to tak většinou je.

Jsem skoro posedlý sledováním a plánováním v kalendáři. Posedlý ale v tom lepším slova smyslu, myslím si.

Mám rád řád a pořádek a rád se dívám v kalendáři dopředu. Sleduju co mě čeká, zapisuji hned jak to jde i hodně dopředu. Třeba jednu kontrolu u doktora mám napsanou dva roky dopředu….Alespoň nezapomenu 🙂

Myslím si, že se mi pak lépe rozhoduje čemu a kdy se věnovat.

Samozřejmě, ne vždy to vyjde jak si člověk naplánuje, protože kdo z nás ví, co ho potká třeba za týden, natož za měsíc, nebo několik měsíců? Asi málokdo a pokud váš čas není vázaný jen na vás samotné, ale i na další osoby, což je asi většina případů, tak plánování může dostat trhliny, ale myslím si, že pokud plánujeme dopředu, ty trhliny se dají řešit poměrně včas a elegantně.

Od chvíle, co jsem si před lety začal opravdu důkladně a důsledně plánovat aktivity ne jen v hlavě, ale přímo zápisem do kalendáře, jsem zjistil, že většinu věcí co si usmyslím a zapíšu stíhám, nebo minimálně pro to udělám vše co jde, aby tomu tak bylo.

Bohužel, ne každý s kým se musím setkat, nebo spolupracovat, kalendář také využívá, nebo nějak plánuje svůj čas.

A tam zjišťuji, že moje plánování dostává trhlin nejvíc.

Ale co naděláme, jsme jen lidi. Zatím jsme jen lidi 🙂

Takže jak plánuji já ve svém kalendáři?

Dříve jsem si dělal známé a tak trochu otřepané “weekly review”, tedy takové “zhodnocení a připomenutí” událostí a věcí proběhlých a nastávajících pravidelně v neděli, dnes už tomu tak není.

Vzhledem k tomu, že nejsem jen svým pánem a jsem i zaměstnancem ve velké firmě, svůj odpich na zhodnocení a naplánování jsem přesunul na pondělí, vždy až po ranní poradě.

Tam se totiž většinou rozhoduje o náplni práce na dny nejbližší a když jsem si naplánoval věci v neděli, dost často jsem musel přehodnocovat a přesouvat hned v pondělí.

A to nebylo dobré 🙂

Takže v pondělí po ranní poradě plánuji většinou na aktuální týden.

Pokud už jsem měl zanesené nějaké setkání, nebo třeba lékaře z minulých období, vidím ho a tak přizpůsobuji naplánování aktuálního týdne již domluveným schůzkám a úkolům.

Úkoly

Ano, některé mám zanesené přímo v kalendáři, protože se vážou na určitý čas, nebo den, kdy musejí být vykonané.

Proto jsou v kalendáři.

Pokud se jedná o úkoly, které nejsou vázané na konkrétní čas, nebo den, čekají na mě zpravidla v emailu.

Docela jsem si zvykl na jejich evidenci ve své emailové schránce, protože tam chodím několikrát denně, jsou na jednom místě a nepotřebuji na jejich evidenci další zvláštní aplikaci.

Popravdě řečeno, dost úkolů mi přijde právě emailem, takže je nemusím ani složitě přemísťovat do další aplikace. Jen je přehodím do zvláštní složky, určené právě pro úkoly.

O vedení agendy pomocí emailu jsem psal zde a v podstatě bez velkých změn to tak praktuji dodnes.

Ale zpět k plánování času…

Dlouhou dobu používám online kalendář od Google, vyhovuje mi.

Nejvíce při pondělním plánování používám týdenní pohled.

Vidím tedy již zadaný program a zbývá doplnit nové schůzky, nebo zablokovaný čas na práci.

Apropo … zablokovaný čas – ano, kalendář nepoužívám jen ke sledování domluvených schůzek, ani jich tolik denně (naštěstí) nemám, ale právě i ke sledování a hlavně plánování blokace času na práci.

Přijde vám to divné? Zkusím vysvětlit…

Většinou mají úkoly nějaký deadline, nebo chcete-li “termín splnění” a pokud se jedná o rozsáhlejší úkol, nemáte ho jen na jeden konkrétní den, ale zabere vám třeba více času. A určitě nemáte jen jeden úkol a až ho splníte, dostanete další.

Většina lidí má několik souběžných úkolů.

A tam se určitě vyplatí si naplánovat čas na jejich postupné plnění tak, aby v ideálním případě byly všechny splněny nejdéle do termínu.

Tady vám kalendář bude takovým hlídačem. Teda mně je určitě.

Už znám tak nějak svoje “produktivnější hodiny”, a právě do nich se snažím nacpat čas na “opravdovou práci”.

Plánuji si i přestávky. Nemám rád “přestávku”, při které se “jen odpovídá na emaily”. Tomu neříkám přestávka.

I emaily je podle mého lepší si naplánovat na jeden celek a vyřídit je najednou.

Samozřejmě pokud to jde. Pokud ne, je to jiná písnička…

Takto postupuji dopředu na každý den.

A co je nejdůležitější – kalendář sdílím veřejně (mám nastavený odkaz na svůj kalendář třeba i v podpisu emailu).

Samozřejmě nesdílím detaily v kalendáři, ale jen “dostupnost”.

Takže každý může mít přehled, jestli zrovna třeba ve středu v 10:00 můžu mít volno na schůzku nebo telefonát a nebo ne.

A na termínech se snažím si trvat.

Ne vždy to jde, ale pokud není opravdu zbytí, neměním je.

Ale to chce trochu se obrnit trpělivostí a hlavně se nepodřizovat!!

Je to těžké, ale oni si nakonec zvyknou, že když řeknete “ne, nejde to, už něco mám”, tak prostě to nejde a příště se mají nejdříve podívat do vašeho sdíleného kalendáře a “zamluvit si váš čas” dopředu.

Už vás slyším – “To by u nás nešlo”.
Šlo, věřte mi. Stačí jen důslednost.

Když se to jakž takž povedlo i mně u nás ve firmě, půjde to všude (jsme takový trochu kostlivci … korporát no …).

Barvičky

Určitě vám doporučím používat v kalendáři různé barvy pro různé příležitosti.

Já to mám sjednocené následovně:

  • Čas pro práci / úkoly – červená
  • Čas pro schůzky u mě (nemusím nikam jít / jet – zůstávám v kanceláři) – modrá
  • Setkání vyžaduje cestu / není u mě v kanceláři – zelená
  • Relax, pauzy… (jo plánuji i chvíle volna) – žlutá
  • Informace (mám i jeden kalendář jen pro “info” – neblokuje čas – záznam je jako “celodenní událost” = viditelná nahoře) – žlutá.

Barvy vám taky hned ukážou, jak jste na tom s rozložením vašich aktivit a jestli třeba jedné aktivity není dlouhodobě “trochu moc”.

Třeba se to může hodit 🙂

Počet kalendářů

Spousta uživatelů má nastaveno třeba i několik kalendářů, zpravidla minimálně dva – jeden osobní a jeden pracovní.

Mně se tohle neosvědčilo, používám jen jeden společný kalendář, protože pak se nemusím nijak přepínat mezi nima a vše vidím najednou.

Tohle řešení má samozřejmě jako vše, výhody i nevýhody.

Dříve jsem používal taky několik samostatných kalendářů, ale nakonec jsem zůstal jen u jednoho, kde je vše. Přeci jen, den má pořád jen 24 hodin, tak proč si třepit pozornost na několik kalendářů, že jo 🙂

Ale pokud zrovna vám bude vyhovovat řešení s vícero kalendáři, proč by ne. Každej jsme jinej a máme jiné potřeby.

Sdílené kalendáře

Jak už jsem psal, svůj kalendář sdílím i veřejně, nejen pro potřeby rodiny.

Ale rád mám pro sebe nasdílené i kalendáře mých nejbližších, protože potom se opravdu jednoduše dají plánovat nejen společné aktivity, ale i jen moje soukromé.

Vysvětlím…

Když například chci naplánovat nějakou cestu, nebo něco jiného s mojí přítelkyní (a nemusí to být zrovna jen jako “překvapení”), podívám se nejdříve, jestli už nemá ona něco naplánovaného ve svém kalendáři.

A díky tomu, že kalendáře si sdílíme navzájem, oba víme jak je na tom v zamýšlený čas i ten druhý, jestli má zrovna volno, nebo nemá.

A to vše bez toho, aby jsme si museli napsat nebo zavolat.

To beru jako velký benefit online kalendáře obecně.

Prostě a jednoduše řečeno – šetří to čas, nervy a prostředky. A tak to má u technologií být, podle mého mínění.

Každopádně …

Zkuste se začít spoléhat sami na sebe a svoje záznamy v kalendáři a uvidíte, jestli důsledné plánování času vám něco přinese.

Mě baví a přináší.

I když někdy to může docela bolet (i ty druhé) 🙂

Kdyby všichni v mém okolí používali kalendář důsledně a hlavně ho dodržovali a sdíleli, hned by se, myslím si, žilo jednodušeji a hlavně lépe. Všem.

Napsat komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *